Verwerkers overeenkomst

Verwerkersovereenkomst

Versie: 1.0

1. Partijen

Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst tussen:

Opdrachtgever (Verwerkingsverantwoordelijke)

en

Offertemachine (Verwerker).

2. Doel

Offertemachine verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening.

3. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de opdracht kunnen onder meer worden verwerkt:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• IP-adres;
• formuliergegevens;
• communicatiegegevens;
• offerteaanvragen;
• CRM-gegevens;
• marketinggegevens.

4. Categorieën betrokkenen

Onder meer:

• klanten;
• potentiële klanten;
• websitebezoekers;
• contactpersonen;
• leveranciers;
• medewerkers van opdrachtgever.

5. Doeleinden

De verwerking vindt uitsluitend plaats ten behoeve van:

• leadgeneratie;
• online marketing;
• Google Ads;
• Microsoft Advertising;
• websites;
• webshops;
• formulieren;
• CRM;
• marketingautomatisering;
• AI-functionaliteiten;
• rapportages;
• klantenservice;
• hosting;
• onderhoud.

6. Verplichtingen van Offertemachine

Offertemachine:

• verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op instructie van opdrachtgever;
• behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk;
• zorgt voor passende beveiligingsmaatregelen;
• beperkt de toegang tot persoonsgegevens tot bevoegde personen;
• werkt mee aan AVG-verzoeken voor zover redelijkerwijs mogelijk;
• meldt datalekken zonder onredelijke vertraging nadat deze zijn vastgesteld.

7. Geheimhouding

Iedere persoon die toegang heeft tot persoonsgegevens is gehouden tot geheimhouding zoals beschreven in de AV.

Deze verplichting blijft bestaan na beëindiging van de overeenkomst.

8. Beveiliging

Offertemachine treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• SSL/TLS;
• encryptie waar passend;
• firewallbeveiliging;
• toegangsbeheer;
• sterke wachtwoorden;
• tweefactorauthenticatie;
• logging;
• back-ups;
• software-updates.

9. Subverwerkers

Offertemachine mag gebruikmaken van subverwerkers indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.

Hieronder kunnen onder meer vallen:

• hostingproviders;
• cloudproviders;
• Google;
• Microsoft;
• OpenAI;
• Meta;
• CRM-leveranciers;
• softwareleveranciers;
• e-mailproviders;
• betalingsproviders.

Offertemachine ziet erop toe dat subverwerkers contractueel passende privacyverplichtingen naleven.

10. Internationale doorgifte

Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Offertemachine voor passende waarborgen conform de AVG.

11. Datalekken

Bij een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, informeert Offertemachine opdrachtgever zonder onredelijke vertraging met alle redelijkerwijs beschikbare informatie die nodig is om aan de wettelijke meldplicht te voldoen.

12. Verzoeken van betrokkenen

Wanneer Offertemachine een verzoek van een betrokkene ontvangt, zal zij dit onverwijld doorsturen naar opdrachtgever, tenzij zij wettelijk verplicht is zelf te handelen.

13. Audits

Opdrachtgever mag, maximaal eenmaal per kalenderjaar en na voorafgaande aankondiging, een redelijke audit uitvoeren of laten uitvoeren, voor zover noodzakelijk om de naleving van deze overeenkomst te controleren. De audit mag de bedrijfsvoering van Offertemachine niet onevenredig verstoren. Vertrouwelijke informatie van andere klanten blijft buiten de audit.

14. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of op grond van wettelijke verplichtingen.

Na beëindiging van de overeenkomst worden persoonsgegevens verwijderd of, indien overeengekomen of wettelijk vereist, aan opdrachtgever geretourneerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.

15. Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid uit hoofde van deze verwerkersovereenkomst geldt de aansprakelijkheidsregeling zoals opgenomen in de Algemene Voorwaarden van Offertemachine, tenzij dwingendrechtelijke wetgeving anders bepaalt.

16. Looptijd

Deze overeenkomst treedt in werking op de ingangsdatum van de hoofdovereenkomst en eindigt automatisch wanneer alle verwerkingen namens opdrachtgever zijn beëindigd.

17. Toepasselijk recht

Op deze verwerkersovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Offertemachine is gevestigd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.