Privacyverklaring

Privacyverklaring Offertemachine

Versie: 1.0
Laatst bijgewerkt: 20-07-2026

1. Inleiding

Offertemachine hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, op welke grondslag dit gebeurt, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Offertemachine is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsgegevens

Offertemachine
KvK: 68242689
Adres: Delpad 42 6703 AG Wageningen
E-mail: info@offertemachine.nu
Telefoon: 0317-700207
Website: https://offertemachine.nu

3. Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Offertemachine verwerkt via onder meer:

• website(s);
• landingspagina’s;
• contactformulieren;
• offerteaanvragen;
• WhatsApp Business;
• telefonische contacten;
• e-mail;
• CRM-systemen;
• klantportalen;
• online advertentiecampagnes;
• AI-functionaliteiten;
• social media.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening verwerken wij onder andere:

Persoonsgegevens
• naam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• adres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres.
• Zakelijke gegevens
• KvK-nummer;
• btw-nummer;
• branche;
• projectinformatie;
• offertegegevens;
• factuurgegevens.
• Websitegegevens
• IP-adres;
• browsertype;
• apparaatgegevens;
• bezochte pagina’s;
• klikgedrag;
• sessiegegevens;
• cookiegegevens.
• Marketinggegevens
• advertentieklikken;
• conversies;
• formulierinzendingen;
• telefoongesprekken (bij calltracking);
• WhatsApp-contacten.
• Communicatie
• e-mails;
• chatberichten;
• correspondentie;
• afspraken;
• supportverzoeken.

5. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• beantwoorden van vragen;
• opstellen van offertes;
• uitvoeren van overeenkomsten;
• leveren van diensten;
• leadgeneratie;
• marketingautomatisering;
• klantbeheer;
• facturatie;
• communicatie;
• klantenservice;
• beveiliging;
• analyses;
• rapportages;
• verbeteren van onze dienstverlening;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen.

6. Rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien hiervoor een wettelijke grondslag bestaat:

• uitvoering van een overeenkomst;
• toestemming;
• wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigd belang.

7. Leadgeneratie

Offertemachine verwerkt persoonsgegevens die bezoekers vrijwillig verstrekken via formulieren, chat, WhatsApp, telefoon of andere communicatiemiddelen.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

• het opvolgen van aanvragen;
• het doorsturen naar de opdrachtgever;
• kwaliteitscontrole;
• rapportages;
• optimalisatie van campagnes.

Persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn uit een offerteaanvraag zoals gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden.

8. CRM en marketingautomatisering

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt in een CRM-systeem voor:

• klantbeheer;
• leadbeheer;
• projectbeheer;
• offertebeheer;
• geautomatiseerde opvolging;
• herinneringen;
• afspraakbevestigingen;
• e-mailmarketing;
• WhatsApp-automatiseringen.

9. Kunstmatige intelligentie (AI)

Offertemachine maakt gebruik van AI ter ondersteuning van haar dienstverlening.

AI kan onder meer worden ingezet voor:

• analyse van marketinggegevens;
• rapportages;
• conceptteksten;
• advertentieoptimalisatie;
• chatondersteuning;
• workflowautomatisering;
• leadopvolging.

AI wordt uitsluitend gebruikt als hulpmiddel. Offertemachine neemt geen volledig geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor betrokkenen zonder menselijke tussenkomst.

10. Online marketing

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken in verband met:

• Google Ads;
• Microsoft Advertising;
• Google Analytics 4;
• Google Tag Manager;
• Meta Ads;
• remarketing;
• conversiemeting;
• calltracking;
• A/B-testen.

11. Cookies

Onze websites maken gebruik van functionele, analytische en marketingcookies.

Voor zover wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming via een cookiebanner.

Cookies worden gebruikt voor:

• goed functioneren van de website;
• statistieken;
• advertentieoptimalisatie;
• beveiliging;
• gebruikerservaring.

12. Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien noodzakelijk.

Dit kan onder meer gebeuren met:

• Google
• Microsoft
• Meta
• LinkedIn
• OpenAI
• HighLevel
• Systeme.io
• WordPress
• WooCommerce
• Stripe
• Mollie
• WhatsApp Business
• overige softwareleveranciers

Indien wettelijk vereist sluiten wij met deze partijen een verwerkersovereenkomst.

13. Verwerking namens opdrachtgevers

Bij een deel van onze dienstverlening verwerkt Offertemachine persoonsgegevens uitsluitend namens de opdrachtgever.

In die gevallen treedt Offertemachine op als verwerker.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking.

14. Internationale doorgifte

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder:

• adequaatheidsbesluiten;
• Standard Contractual Clauses (SCC’s);
• andere wettelijk toegestane mechanismen.

15. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• SSL/TLS;
• encryptie waar passend;
• sterke wachtwoorden;
• tweefactorauthenticatie;
• firewallbeveiliging;
• logging;
• back-ups;
• toegangsbeheer;
• software-updates.

16. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Indicatief hanteren wij:
• Administratie 7 jaar
• Offertes 2 jaar
• CRM zolang overeenkomst loopt + 2 jaar
• Backups conform onze AV
• Logs 24 maanden

17. Uw rechten

Betrokkenen hebben onder meer recht op:

• inzage;
• rectificatie;
• verwijdering;
• beperking;
• bezwaar;
• dataportabiliteit;
• intrekken van toestemming;
• bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming voor zover van toepassing.

18. Datalekken

Bij een datalek handelen wij overeenkomstig de AVG en melden wij dit indien wettelijk vereist.

19. Social media

Wanneer u contact opneemt via social media kunnen zowel Offertemachine als het betreffende platform persoonsgegevens verwerken.

20. Minderjarigen

Onze dienstverlening richt zich uitsluitend op bedrijven en ondernemers.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar.

21. Externe websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze websites.

22. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.

23. Klachten

Indien u een klacht heeft verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen.

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

24. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:

Offertemachine
E-mail: info@offertemachine.nu
Telefoon: 0317-700207
Website: https://offertemachine.nu